Regulamin

Regulamin wyjazdu integracyjno-szkoleniowego „UMK ADAPCIAK CAMP 2025”

Toruń–Rowy, 31.08-04.09.2025 r.

§1 Warunki ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w wyjeździe integracyjno-szkoleniowym „UMK ADAPCIAK CAMP 2025”, zwanym dalej „Adapciakiem”.
  2. Organizatorami wyjazdu są:
    • Samorząd Studencki Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu,
    • Fundacja Amicus Universitatis Nicolai Copernici z siedzibą przy ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń, NIP: 9562056743, REGON: 871550996, KRS: 0000027675 – dalej łącznie zwani „Organizatorem”.
  3. Uczestnikiem wyjazdu może być wyłącznie osoba spełniająca warunki określone w §2 niniejszego regulaminu – dalej „Uczestnik”.
  4. Informacje organizacyjne znajdują się na stronie: www.adapciak.umk.pl.
  5. Wyjazd rozpoczyna się w Toruniu lub Bydgoszczy z noclegiem w Domu Studenckim w Toruniu (dalej „Akademik”), a kontynuowany jest w Ośrodku Wypoczynkowym Heweliusz w Rowach (dalej „Ośrodek”).
  6. Postanowienia regulaminu obowiązują wszystkich Uczestników.

§2 Warunki uczestnictwa

  1. Uczestnikiem Adapciaka może zostać osoba, która:
    1. jest pełnoletnia w dniu rozpoczęcia wyjazdu,
    2. posiada ważny dokument tożsamości,
    3. została zrekrutowana na I rok studiów I stopnia lub jednolitych magisterskich na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu, lub Collegium Medicum w Bydgoszczy UMK w Toruniu,
    4. prawidłowo wypełniła i przesłała formularz zgłoszeniowy,
    5. dokonała opłaty w kwocie i terminie wskazanym przez Organizatora,
    6. ureguluje opłatę klimatyczną w Ośrodku.
  2. Ograniczenie opisane w §2 pkt.1 lit.c, Organizator może znieść w przypadku studentów innych lat, informując o tym na stronie internetowej wyłącznie w przypadku dostępności wolnych miejsc.
  3. Uczestnik, przesyłając formularz zgłoszeniowy, oświadcza, że jego stan zdrowia pozwala na uczestnictwo w Adapciaku.
  4. Uczestnik jest zobowiązany do poinformowania Organizatora o chorobach przewlekłych i przyjmowanych lekach.

§3 Zapisy i płatność

  1. Zgłoszenie udziału następuje po zapoznaniu się z programem oraz regulaminem i jest równoznaczne z akceptacją jego warunków.
  2. Zapisy trwają do 17.08.2025 r. poprzez formularz na stronie www.adapciak.umk.pl.
  3. Warunkiem wpisania na listę uczestników jest dokonanie opłaty:
    • 850 zł, cena promocyjna dla pierwszych 25 osób, liczba miejsc ograniczona decyduje kolejność zgłoszeń (300 zł zadatku + 550 zł) – dla studentów I roku,
    • 900zł, cena po wyczerpaniu puli promocyjnej (300 zł zadatku + 600 zł)- dla studentów I roku
    • 950 zł  (300 zł zadatku + 650 zł) – dla studentów pozostałych lat (jeśli zostaną zakwalifikowani).
  4. Zadatek w wysokości 300 zł należy uiścić w ciągu 7 dni od otrzymania faktury.
  5. Brak wpłaty zadatku w terminie jest traktowany jako rezygnacja.
  6. Możliwa jest jednorazowa wpłata całej kwoty.
  7. Pozostała kwota musi być wpłacona do 17.08.2025 r. Brak wpłaty, mimo przypomnienia, oznacza rezygnację z udziału.
  8. Dokonanie wpłaty bez wcześniejszego zgłoszenia może skutkować jej zwrotem.
  9. Po wyczerpaniu limitu miejsc, zgłoszenia trafiają na listę rezerwową, o czym przesyłający zgłoszenie zostanie poinformowany mailowo.
  10. Opłata klimatyczna (3 zł za każdą dobę pobytu) jest obowiązkowa i regulowana na miejscu w Ośrodku. Brak jej uiszczenia oznacza rezygnację z dalszego udziału bez prawa do zwrotu kosztów.

§4 Rezygnacja i zwroty

  1. Brak wykorzystania świadczeń z przyczyn leżących po stronie uczestnika nie stanowi podstawy do zwrotu opłat.
  2. Rezygnację należy zgłosić e-mailem na adres fundacja@umk.pl lub listownie. Za datę rezygnacji uznaje się dzień jej wpływu do Fundacji.
  3. Rezygnacja z uczestnictwa złożona w trakcie trwania Adapciaka skutkuje brakiem podstaw do zwrotu wpłaconej kwoty.
  4. W przypadku złożenia rezygnacji do dnia 17.08.2025 r. Organizator zapewnia 100% zwrotu wpłaconej kwoty pomniejszonej o zadatek.
  5. Uczestnikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość (art. 38 ust. 1 pkt 12 Ustawy o prawach konsumenta).
  6. Zadatek jest bezzwrotny (art. 394 Kodeksu cywilnego).
  7. W przypadku odwołania wyjazdu przez Organizatora (np. zbyt mała liczba uczestników), Uczestnik otrzymuje zwrot pełnej kwoty, łącznie z zadatkiem. Informacja pojawi się najpóźniej na 10 dni przed rozpoczęciem wyjazdu.
  8. Zwrot kosztów następuje w terminie 14 dni od daty wpływu rezygnacji, na konto wskazane do zwrotu środków. W przypadku braku podania konta do zwrotu, zwrot następuje na konto, z którego dokonano wpłaty środków.

§5 Prawa i obowiązki uczestników

  1. Uczestnik zobowiązany jest do podporządkowania się poleceniom przedstawicieli Organizatora.
  2. Uczestnik musi przestrzegać prawa miejscowego oraz regulaminów obiektów, w których będzie przebywać w szczególności: Akademika, Ośrodka, oraz przewoźnika.
  3. W autokarze obowiązuje zakaz spożywania alkoholu i palenia.
  4. Organizator może w uzasadnionych przypadkach zmienić program wyjazdu, informując Uczestników niezwłocznie.
  5. Organizator nie odpowiada za szkody wynikłe z przyczyn od niego niezależnych, np. pogodowych.
  6. Organizator nie odpowiada za zagubiony lub zniszczony bagaż, jeśli nie ponosi za to winy.
  7. Organizator nie odpowiada za szkody wyrządzone przez Uczestników osobom trzecim.
  8. Uczestnik ma prawo do udziału w zajęciach szkoleniowych i integracyjnych.
  9. Uczestnik zobowiązany jest do godnego reprezentowania środowiska studenckiego, poszanowania mienia i przestrzegania zasad współżycia społecznego.
  10. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie lub osoby będące pod jego opieką.
  11. Organizator nie odpowiada za uszczerbki na zdrowiu wynikłe z nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa.
  12. Uczestnicy korzystają z kąpieli w morzu i urządzeń grzewczych na własną odpowiedzialność.
  13. Udział w aktywnościach sportowych i rekreacyjnych odbywa się na własne ryzyko.
  14. Przyjmowanie osób niebędących Uczestnikami bez zgody Organizatora skutkuje wydaleniem z Adapciaka bez zwrotu kosztów.
  15. Czas wolny można spędzać dowolnie, o ile nie narusza to obowiązującego prawa ani regulaminu.
  16. W ramach opłaty Uczestnik ma zapewnione:
    a) wyżywienie (3 posiłki dziennie),
    b) transport,
    c) zakwaterowanie,
    d) ubezpieczenie NNW,
    e) zajęcia szkoleniowo-rekreacyjne,
    f) pamiątkową koszulkę,
    g) opiekę animatorów.
  17. Zabronione jest posiadanie, zażywanie i rozpowszechnianie substancji odurzających, oraz posiadanie broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów mogących stanowić zagrożenie dla pozostałych uczestników Adapciaka, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych i materiałów łatwopalnych.
  18. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminu i zaleceń Organizatora, w tym do przestrzegania procedury zgłaszania wypadków, z którą Uczestnik zostaje zaznajomiony przed rozpoczęciem Adapciaka..
  19. Za nieprzestrzeganie zasad przewidziane są kary:
    a) upomnienie,
    b) ostrzeżenie,
    c) wydalenie z Adapciaka i poinformowanie Prorektora ds. Studenckich UMK.
  20. Wydalenie z Adapciaka następuje w przypadku naruszenia postanowień niniejszego regulaminu. Odbywa się ono bez ponoszenia przez Organizatora odpowiedzialności za dalszą podróż Uczestnika oraz bez obowiązku zwrotu kosztów uczestnictwa.
  1. Nałożenie kary na Uczestnika skutkuje sporządzeniem notatki przez przedstawicieli Organizatora w obecności Uczestnika, o ile warunki zdarzenia na to pozwalają.

§6 Przetwarzanie danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Amicus Universitatis Nicolai Copernici z siedzibą przy ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń, NIP: 9562056743, REGON: 871550996, KRS: 0000027675.
  2. Dane przetwarzane są w celu realizacji wyjazdu, zapewnienia bezpieczeństwa, działań promocyjnych oraz rozliczeń.
  3. Podstawy prawne:
    • Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora, jakim jest: 
      – organizacja wyjazdu;
      – dochodzenie, obrony czy ustalenia wzajemnych roszczeń;
      – zapewnienie ochrony żywotnych interesów Uczestników, w szczególności bezpieczeństwa i zdrowia;
      – realizacja działań informacyjno – promocyjnych Administratora ,
    • Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przepisy powszechnie obowiązującego prawa dotyczące prowadzenia rachunkowości i podatków
    • Art. 81 ust. 1 Ustawy o prawie autorskim – wyrażenie zgody na wykorzystanie przez Organizatora wizerunku w formie fotografii cyfrowej bądź nagrania filmowego bez ograniczeń czasowych do celów promocji projektów Organizatora.
  4. Dane osobowe będą przechowywane do dnia ustania możliwości dochodzenia roszczeń w związku z organizacją Adapciaka, ale nie dłużej niż wymagają tego odrębne przepisy. 
  5. Przysługuje Państwo prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
  6. Mają Państwo także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
  7. Wniesienie sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwi wzięcie udziału w Adapciaku i ponadto nie rodzi innych skutków.
  8. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  9. Państwa dane osobowe będą przekazane towarzystwu ubezpieczeniowemu, w celu wykupienia ubezpieczenia. 
  10. Jeżeli chcą Państwo skontaktować się z Fundacją w sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, w szczególności w związku z wniesieniem wniosku o realizację Państwa praw, prosimy o kontakt pod adres mailowy: fundacja@umk.pl.

§7 Postanowienia końcowe

  1. Poprzez wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego przez Uczestnika potwierdza on zaznajomienie się z treścią niniejszego Regulaminu oraz jego akceptację, a tym samym wyrażenie woli na zawarcie umowy na wyjazd integracyjno-szkoleniowy „UMK ADAPCIAK CAMP 2025”, a także zapoznanie się z zasadami przetwarzania danych osobowych przez Organizatora.
  2. Z chwilą otrzymania przez Uczestnika potwierdzenia przyjęcia na listę uczestników Adapciaka, dochodzi do zawarcia umowy na wyjazd integracyjno-szkoleniowy przez Organizatora, na warunkach określonych w Regulaminie. Umowa zostaje zawarta na czas określony – czas realizacji Adapciaka.
  3. Uczestnik wyraża zgodę na przekazywanie wszelkiej korespondencji związanej z organizacją wyjazdu, w tym faktur, potwierdzeń płatności, informacji organizacyjnych oraz innych dokumentów, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym.
  4. W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie możliwość zmian Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji uczestników, co ogłaszać będzie każdorazowo na stronie internetowej www.adapciak.umk.pl
  5. Wszelkie wątpliwości dotyczące interpretacji Regulaminu oraz sprawy nieuregulowane jego postanowieniami rozstrzyga Organizator.
  6. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
  7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 15 lipca 2025 r. i wygasa z dniem 31 października 2025 r.
Przejdź do treści